Tài khoản doanh nghiệp là gì? Thủ tục làm mất bao lâu?

Thủ tục mở tài khoản ngân hàng cho công ty là một trong những công việc quan trọng cần phải hoàn thành sau khi thành lập công ty. Vậy tài khoản doanh nghiệp là gì? Thủ tục mở tài khoản ngân hàng như thế nào và sau khi mở tài khoản có cần làm thủ tục kê khai tài khoản ngân hàng tại cơ quan thuế hay không? Hãy tham khảo ngay bài viết của chúng tôi dưới đây để biết thêm thông tin nhé!

Tài khoản doanh nghiệp là gì?

Tài khoản doanh nghiệp là tài khoản thanh toán do công ty hoặc doanh nghiệp mở tại các ngân hàng để nhận, gửi, thanh toán và rút tiền. Công ty gửi tiền qua tài khoản ngân hàng và ủy quyền cho ngân hàng ấy quản lý tiền. Các công ty có thể sử dụng tài khoản ngân hàng của họ để chuyển khoản, thanh toán, rút ​​tiền, v.v. bất kỳ lúc nào.

Khi tạo tài khoản doanh nghiệp, công ty đó sẽ được ngân hàng cấp số tài khoản ngân hàng, đây là một dãy số bất kì. Số tài khoản công ty sẽ không trùng với số thẻ trên thẻ ngân hàng thương mại.

Tùy theo ngân hàng đăng ký mà các công ty sẽ có số tài khoản khác nhau. Có những ngân hàng có số tài khoản 8 chữ số, nhưng cũng có nhiều ngân hàng có số tài khoản 14 chữ số. Khi làm thẻ ngân hàng, số tài khoản và mật khẩu ATM sẽ được ghi trong phong bì đính kèm thẻ ATM. Số tài khoản ngân hàng sẽ giúp các công ty thực hiện các giao dịch một cách nhanh chóng và chính xác.

Tại sao doanh nghiệp cần phải mở tài khoản ngân hàng?

• Tài khoản ngân hàng là một trong những điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp đăng ký thuế điện tử.

Nộp thuế điện tử là dịch vụ cho phép người nộp thuế nhập trực tiếp chứng từ nộp tiền vào ngân sách quốc gia trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và nhận ngay xác nhận kết quả giao dịch thuế từ ngân hàng thương mại.

Khai thuế điện tử có nhiều ưu điểm như tiết kiệm chi phí đi lại, thời gian giao dịch, thủ tục đơn giản. Doanh nghiệp có thể tự nguyện nộp thuế tại bất kỳ nơi nào và bất kỳ thời điểm nào mà không cần trực tiếp đến chi cục thuế để làm thủ tục này. Vì vậy, trong những năm gần đây, cơ quan thuế đã khuyến khích các công ty nộp thuế điện tử.

Khi nộp thuế theo phương thức điện tử, doanh nghiệp phải mở tài khoản tại ngân hàng thương mại có liên kết với cơ quan thuế. Theo quy định tại Điều 8 Điều 3 Thông tư số 110/2015/TT-BTC về Giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế do Bộ Tài chính ban hành ngày 28/7/2015: 

Ngân hàng bao gồm: ngân hàng thương mại, ngân hàng 100% vốn nước ngoài, chi nhánh ngân hàng tại nước ngoài hoặc các tổ chức tín dụng khác được thành lập và hoạt động theo Luật các tổ chức tín dụng.

• Các giao dịch của công ty có giá trị trên 20.000.000 VND (20 triệu VND) phải được thanh toán qua tài khoản ngân hàng.

• Tài khoản doanh nghiệp thể hiện được tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí khi thực hiện các giao dịch thanh toán và nhận tiền của khách hàng.
• Tài khoản ngân hàng có thể giúp các doanh nghiệp rút ngắn được khoảng cách địa lý trong kinh doanh. Trong thời kỳ toàn cầu hóa, công nghiệp hóa và hiện đại hóa thì các doanh nghiệp có vị trí cách nhau dù có xa tới đâu cũng có thể dễ dàng thực hiện giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ. Để thực hiện được những công việc trên, doanh nghiệp phải có tài khoản ngân hàng để phục vụ cho việc thanh toán.

Doanh nghiệp sử dụng tài khoản ngân hàng để thanh toán hóa đơn hàng hóa, dịch vụ, tiền lương… thông qua các ủy nhiệm thu hoặc ủy nhiệm chi. 

Ủy nhiệm chi còn có một tên gọi khác là lệnh chi hoặc UNC. Đây là phương thức thanh toán mà doanh nghiệp sẽ thành lập lệnh thanh toán theo mẫu có sẵn do ngân hàng cung cấp. Sau đó, doanh nghiệp sẽ gửi lại cho ngân hàng tại nơi mở tài khoản để yêu cầu trích một số tiền trong tài khoản của mình bằng với số tiền ghi trên ủy nhiệm chi để chi trả cho người thụ hưởng là các đối tác hay khách hàng. 

Ủy nhiệm thu là giấy ủy nhiệm do doanh nghiệp đó gửi vào ngân hàng để ủy quyền cho ngân hàng thực hiện việc thu tiền hộ từ các đối tác, khách hàng mua hàng hóa hoặc các loại dịch vụ.

Ngoài những ưu điểm trên, những ưu điểm của tài khoản ngân hàng bao gồm:

• Xem xét tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
• Thanh toán nhanh chóng và dễ dàng trong các giao dịch với khách hàng và đối tác.
• Hóa đơn chứng từ hợp lệ khi mua hàng hóa, dịch vụ có số tiền thanh toán trên 20 triệu đồng.
• Kiểm soát chi phí kinh doanh và quản lý tốt tài chính của doanh nghiệp.

Thủ tục để mở tài khoản doanh nghiệp

Khi mở tài khoản, ngân hàng cần chuẩn bị một số giấy tờ cần thiết như:

• Mẫu đơn xin mở tài khoản ngân hàng do ngân hàng cung cấp.
• Bản sao công chứng giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp (01 bản).
• 01 Bản sao CMND / Căn cước công dân / Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật của công ty có chứng thực.
• 01 Bản sao y có chứng thực mẫu con dấu.

Doanh nghiệp mang hồ sơ có dấu công ty đến ngân hàng và làm thủ tục theo hướng dẫn của nhân viên ngân hàng. Sau khi hoàn thành thủ tục, doanh nghiệp phải thông báo cho phòng đăng ký công thương sở kế hoạch đầu tư tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương về tài khoản ngân hàng.

Hồ sơ thông báo tài khoản doanh nghiệp

• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký thuế, yêu cầu bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương.
• Các doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc trực tuyến tại Cổng thông tin quốc gia, mục đăng ký doanh nghiệp. Sau khoảng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư sẽ thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho công ty về việc điều chỉnh. Sau khi hoàn thành các thủ tục trên, doanh nghiệp coi như đã hoàn thành thủ tục mở tài khoản ngân hàng và đăng ký bổ sung với cơ quan quản lý nhà nước.
• Các thủ tục trên phức tạp hơn đối với các doanh nghiệp phổ thông. Vì vậy, hiện nay tại Việt Luật, chúng tôi cung cấp dịch vụ mở tài khoản doanh nghiệp. Quý khách hàng có nhu cầu có thể liên hệ với công ty chúng tôi để được cung cấp dịch vụ tốt nhất. Chúng tôi cam kết trong thời gian công ty có tài khoản sẽ thay đổi thông tin đăng ký nhanh chóng và kịp thời nhất.

Cách sử dụng tài khoản công ty, doanh nghiệp một cách hợp pháp

Rút tiền từ tài khoản công ty hay doanh nghiệp

Việc rút tiền từ tài khoản của công ty, doanh nghiệp để tiêu dùng, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp không đơn giản như tài khoản cá nhân. Để rút tiền từ tài khoản công ty, bạn cần sử dụng séc.

Các công ty có thể đăng ký mua séc tại ngân hàng nơi công ty mở tài khoản. Séc rút tiền phải được đóng dấu bởi công ty và có chữ ký của người đại diện theo pháp luật cũng như thông tin của người rút tiền thì ngân hàng mới chấp nhận.

Chuyển tiền từ tài khoản của công ty đúng và hợp pháp

Nhiều bạn trẻ khi mới thành lập công ty hoặc lần đầu tiên do chưa hiểu rõ về kiến ​​thức kế toán doanh nghiệp nên thường mắc phải những sai lầm sau khi sử dụng tài khoản ngân hàng của công ty để giao dịch:

• Giám đốc doanh nghiệp chuyển từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân của đối tác;
• Chuyển tiền từ tài khoản cá nhân của công ty sang tài khoản của công ty hoặc tài khoản cá nhân của một bên khác;
• Giám đốc doanh nghiệp chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân của Giám đốc;
• Chuyển tiền vào tài khoản công ty cho tài khoản cá nhân khác;

Còn nhiều trường hợp việc chuyển khoản hoặc thu tiền không đúng thông qua tài khoản của công ty sẽ ảnh hưởng đến sổ sách tài khoản của công ty và có thể dẫn đến việc công ty bị phạt vì hành vi hạch toán không tuân thủ các tài khoản kế toán quy định tại Điều 10 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP.

Vì vậy, chủ doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc sau khi sử dụng tài khoản công ty để giao dịch:

• Chuyển tiền từ tài khoản công ty tới tài khoản công ty của đối tác;
• Đối với các khoản chi không có hóa đơn, công ty thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản từ tài khoản cá nhân sang tài khoản cá nhân (hình thức này được coi là thanh toán bằng tiền mặt).

Nên chọn ngân hàng nào để mở tài khoản doanh nghiệp?

Hiện nay, có rất nhiều ngân hàng để mở tài khoản cho các doanh nghiệp lựa chọn, tuy nhiên thủ tục mở tài khoản ở mỗi ngân hàng có thể sẽ khác nhau. Vậy nên, giám đốc doanh nghiệp cần phải đến trực tiếp ngân hàng để làm thủ tục mở tài khoản.

Nếu doanh nghiệp của bạn mới thành lập hoặc sắp đăng ký, bạn cần mở tài khoản ngân hàng và không muốn mất thời gian đi công tác. Hãy lựa chọn nhưng ngân hàng lớn và có uy tín như: Vietinbank, ACB, Techcombank, MB hay Sacombank. Đây đều là những ngân hàng có uy tín và tên tuổi trong ngành. Bạn cũng có thể liên hệ trực tiếp tới ngân hàng để nhận hỗ trợ và tư vấn miễn phí.

Kết luận

Trên đây là những thông tin về tài khoản doanh nghiệp và cũng là lời giải đáp cho những bạn chưa hiểu về tài khoản doanh nghiệp. Hi vọng bài viết đã cung cấp những kiến thức bổ ích và giúp bạn hiểu hơn về khía cạnh này.